1. ISI Undangan
Jika Anda terkenal , isi undangan mungkin tidak terlalu penting. Tapi jika Anda orang biasa, seperti saya, Anda bisa sesuaikan dengan latar belakang peserta, kalau terlalu beragam seperti peserta saya dari beragam lab, judul asli saya edit dengan judul yang sederhana, unik, dan langsung dimengerti calon peserta seminar. Judul asli : “Mesin Pendingin Adsorpsi Berselang”, Judul undangan : “Mesin Pendingin Tanpa Listrik”. Coba menarik yang mana?
2. WAKTU sesuaikan dengan karakter peserta.
Kalau saya peserta mahasiswa jadi saya pilih sore hari. Mungkin ada baiknya melakukan survey kecil kepada beberapa calon peserta (sayangnya saya belum lakukan ini, sehingga peserta yang hadir di luar dugaan). Ingat peserta adalah raja, tanpa peserta Anda hanya presentasi kepada kursi2 kosong, -_-. Jangan lupa sesuaikan dengan dosen pembimbing (jika ada) atau tokoh yang Anda undang, kesalahan saya adalah seminar dibuat jam 3 padahal pembimbing baru selesai ngajar jam 3 sehingga seminar agak terlambat dan cukup meresahkan peserta. Lebih baik sediakan spare waktu untuk tokoh tsb. KETEPATAN WAKTU cukup penting.
3. RUANGAN
Bersyukurlah buat Anda yang bisa mendapatkan ruangan yang besar. Tapi perkirakan terlebih dahulu apakah Anda terkenal atau tidak. Saya tidak terkenal jadi Saya bersyukur juga dapat ruangan kecil. Setidaknya kalau yang datang sedikit sudah terlihat penuh ketimbang pakai ruangan luas tapi yang datang sedikit, Anda bisa rasakan itu.
4. TARGETting Peserta
Salah satu kesalahan saya adalah presentasi bahasa Indonesia tetapi setengah peserta mahasiswa asing. Lebih baik peserta sudah Anda pilah sesuai dengan apa yang Anda ingin sampaikan.
5. MEDIA undangan
bisa menggunakan gambar menarik maupun video. Jika Anda bingung yang mana, Anda mungkin bisa mencoba membandingkan lebih banyak mana orang yang suka membaca komik atau menonton film layar lebar?
6. MAKANAN
Jika anda punya banyak uang, biasanya yang saya lihat media penariknya adalah makanan, tapi jika uang Anda terbatas, Anda cukup optimalkan metode yang saya sebut di nomor lain selain nomor 6 ini, bisa jauh lebih murah kan ? Uang saya terbatas, maklum mahasiswa…
7. SEBAR Undangan
Jika ingin banyak peserta : jauh-jauh hari makin baik, supaya peserta bisa mengatur jadwal. Klo ingin tidak terlampau ramai cukup mepet-mepet saja, paling tidak sehari sebelum. Saya sehari sebelum cukup 19, tidak terlalu ramai berhubung ruangannya kecil dan teman2 seangkatan sudah pada kerja dan sibuk.
8. SLIDE Presentasi
Sesuaikan dengan karakter peserta, kalau banyak anak muda, jangan terlalu kaku, panjang, dan only text. Sisipkan dengan sedikit hiburan misal disampaikan dengan video pendek, foto2 dokumentasi kerja Anda, atau gambar2 menarik yang menunjukkan apa yang ingin Anda jelaskan (di gogle banyak). Bagian yang terlalu rumit seperti grafik, tabel, cukup saya tampilkan sekilas saja untuk mempersingkat presentasi sebelum bosan apalagi melihat peserta sedikit demi sedikit berguguran,atau ada juga yang ngantuk2kan, jika ada yang menanyakan baru dibuka kembali.
9. PERALATAN
Menjelang seminar hal penting yang terlupakan oleh saya adalah mempersiapkan INFOCUS. Anda bisa menyewa infocus di kami dengan harga terjangkau, gratis ongkir san setting. Jangan lupa siapkan minimal beberapa jam sebelum seminar. Anda bisa mengeset dan melatih kemampuan Anda menggunakan INFOCUS / Proyektor lewat laptop atau iPad Anda termasuk tombol-tombol rahasia pengatur INFOCUSnya. Anda juga bisa menambahkan laser pointer maupun peralatan lainnya seperti sound system agar seminar lebih berkelas.
10. ABSENSI
Tabel daftar hadir mungkin perlu Anda persiapkan entah itu merupakan kewajiban dari pihak kampus ataupun jika Anda ingin menambah jaringan pertemanan Anda dengan menyedikan kolom email di presensi.
11. PAKAIAN
Lihat siapa yang kira2 paling rapi yang datang. Sebaiknya Anda tampil minimal sama atau lebih rapi dari yang paling rapi, sehingga Anda akan lebih dihormati karena Anda pengisi. Oya, akan lebih baik menggunakan pakaian dengan motif sederhana (polos sekalian) dan minim aksesoris, Anda ingin peserta sibuk melihat Anda atau melihat presentasi Anda ? haha
12. Pembukaan
30 detik pertama yang Anda tampilkan menentukan bermenit-menit presentasi Anda berikutnya. Kalau 30 detik pertama Anda menarik maka berikutnya Insya Alloh peserta serius mengikuti Anda. Pilihlah gambar, video, dan kalimat pembuka yang WOW. Stress kan kalau Anda bicara, peserta di belakang bicara. Kecuali Anda orang yang galak, dan bisa mengintimidasi peserta untuk mendengar Anda, haha.
